Как оформить журнал регистрации приказов

Как оформить журнал регистрации приказов

Для учета, обращения и хранения различной документации кадровые службы используют книги приказов, отпусков, заявлений и справок. Журналы регистрации являются документами для внутреннего пользования и хранятся в отделе кадров организации, а ответственность за ведение и хранение этих документов несет специально назначенное лицо.

Инструкция
1
Используйте утвержденную министерством форму журнала регистрации приказов или разработайте ее самостоятельно. Изготовьте обложку из плотного материала. В центре листа укажите наименование организации и название книги. Ниже обозначьте даты начала и окончания ведения журнала. На оборотной стороне обложки отразите информацию о лице, ответственном за хранение и заполнение документа: укажите должность, фамилию и инициалы сотрудника.
2
Обеспечьте невозможность подмены или изъятия страниц из журнала. Пронумеруйте и прошнуруйте листы книги. На последней странице поставьте сургучную или мастичную печать, предоставьте готовый шаблон для заверения начальнику отдела кадров или руководителю организации. Сделайте запись «В настоящем журнале регистрации пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью __ листов. Директор: __(подпись, расшифровка подписи). Дата:__ (число, месяц, год)».
3
Выберите удобную ориентацию страницы (альбомную, книжную) для внесения записей в журнал. При желании оформите таблицу, содержащую следующие графы:- порядковый номер записи;- дата внесения записи;- порядковый номер приказа;- должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего приказ;- краткое содержание приказа.Если вам неудобен табличный вид, ведите записи в свободной форме. Главное соблюдать порядок присвоения номеров согласно датам утверждения приказов и отражать в книге учета перечисленную выше информацию.
4
Делайте записи в журнале учета приказов чернилами синего, черного или фиолетового цвета. Не допускайте подчисток, стираний и удаления сделанных ранее отметок. В случае необходимости внести изменения зачеркните одной линией исправляемый текст так, чтобы сохранилась возможность его прочтения. В той же графе или строке сделайте новую правильную запись. Поставьте свою подпись и укажите дату внесения изменений. Если нет возможности (например, при отсутствии свободного пространства) исправить ошибку на месте, ниже создайте новую запись, а рядом с устаревшей информацией сделайте отметку «запись недействительна».
5
По прекращении внесения информации в журнал сделайте запись о дате его окончания на лицевой стороне обложки книги учета.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

два × 2 =